La gestione del gruppo e le riunioni

In questo articolo trattiamo gli argomenti della gestione del gruppo e delle riunioni, argomenti importanti per la vita lavorativa dei docenti.

La gestione del gruppo

In tutte le attività lavorative complesse esistono dei gruppi, ovvero insiemi di persone che collaborano al fine di mettere in comune risorse e abilità in vista di uno scopo comune. I vantaggi del lavoro di gruppo sono principalmente i seguenti:

• grazie al gruppo è possibile raggiungere con successo risultati molto complessi e articolati;
• il gruppo, e quindi lo scambio di risorse, esperienze e informazioni, rappresenta una importante occasione di crescita per i suoi membri.

 

Tuttavia un gruppo funziona efficacemente soprattutto in relazione alla leadership. Un buon leader nel gruppo è capace di:

• guidare e coordinare il gruppo grazie alla sua comunicazione efficace, alla sua empatia e alla sua capacità di motivare il gruppo;
• gestire risolvere le criticità e i conflitti che possono nascere nel contesto del gruppo.

 

I gruppi nel mondo della scuola

Il mondo della scuola è in effetti un ambiente lavorativo nel quale esiste una molteplicità di occasioni per lavorare in gruppo. Vi sono ad esempio gli organi collegiali come:

• il Collegio dei Docenti;
• il Consiglio di  Classe;
• il Consiglio di Istituto;
• il Comitato di Valutazione dei Docenti;

 

A questi si aggiungono molti altri tipi di gruppo e riunioni: lo staff di dirigenza, i gruppi operativi, i dipartimenti disciplinari ecc.

Le criticità del gruppo

Ogni gruppo è costituito da persone. Questo implica che le principali criticità del gruppo siano legate al sorgere di possibili personalismi che vadano a detrimento dell’efficacia del lavoro di gruppo. Gli elenchiamo di seguito:

• antagonismo;
• narcisismo;
• accaparramento;
• emarginazione;
• dispersività;
• formazione di sottogruppi;
• gregarismo;
• free-riding.

 

Le gestione delle riunioni

Ogni gruppo lavora nelle riunioni. Sarà pertanto opportuno spendere qualche parole su di esse.

Caratteristiche comuni delle riunioni

Si può partire dal riconoscere che una riunione comporta uno sforzo per chiunque vi partecipi. In tal senso, è necessario interrogarsi sempre sulla necessità di una riunione che, molto spesso, potrebbe essere sostituita da uno altre forme di comunicazione. Non è inoltre consigliato nemmeno moltiplicare le riunioni, se è sufficiente una sola o un numero minore di esse per assolvere al loro scopo. Importante anche scegliere il loro orario, che deve poter permettere a tutti di partecipare. Parimenti importante è scegliere il giusto numero di partecipanti: né troppo pochi (la riunione potrebbe essere poco significativa), né troppi (la riunione potrebbe diventare troppo macchinosa e inconcludente).

Il ruolo del leader nelle riunioni

Si è detto in precedenza che il lavoro di gruppo beneficia di una leadership competente. Il moderatore o conduttore della riunione dovrebbe:

• far mantenere al gruppo di lavoro il focus sull’agenda della riunione;
• appianare eventuali conflitti;
• coinvolgere chi è poco partecipe;
• favorire e dare spazio agli interventi chiari e precisi;
• non assumere un’attitudine disfattista a riguardo delle opinioni e dei giudizi dei partecipanti;
• comprenda i segnali che provengono dai membri, anche quando questi sono espressi attraverso la comunicazione paraverbale e non verbale.

 

Quanto detto sinora vale per qualsiasi tipo di riunione. Ci rivolgiamo adesso ad approfondire le varie tipologie specifiche di riunione

Le riunioni d’informazione

Esistono tre tipologie di riunioni d’informazione:

• Discendente: è una riunione in cui tipicamente un soggetto informa gli altri membri del gruppo sul lavoro svolto e o sul decisioni prese. In questo caso è consigliata la produzione di materiali che accompagnino l’esposizione, come ad esempio una presentazione. Dato che colui che espone assume un atteggiamento attivo, mentre gli altri sono ricettivi e passivi, è importante fare in modo che l’uditorio non si annoi, lasciando magari lo spazio per domande alla fine della presentazione.
• Ascendente: i membri del gruppo (follower) informano il leader sul lavoro svolto e il leader si preoccupa di recepire costruttivamente quanto gli è stato esposto.
• Scambio di punti di vista: diversamente dalle due precedenti di tipo verticale, questa tipologia è orizzontale. Come tale in questo tipo di riunione non si parla strettamente di leader, ma più correttamente di conduttore o moderatore.

 

Le riunioni di decisione

Le riunioni di decisione sono utili alla finalizzazione di un processo di decision-making (prendere decisioni). In genere esse si articolano in diverse fasi, e queste fasi iniziali sono molto simili alle riunioni di informazioni. Ad ogni modo le fasi di una riunione di decisione sono le seguenti:

1. si focalizza la questione sulla quale decidere. Per far questo si raccolgono tutte le informazioni necessarie dai membri del gruppo;
2. le informazioni raccolte vengono analizzate, mettendone in luce i pro e i contro, similmente a quanto si fa nello scambio di punti di vista;
3. si distinguono le soluzione più promettenti per la soluzione del problema da quelle meno. Vi è una parziale rielaborazione delle soluzioni proposte.

 

Le riunioni di accordo

Una tipologia di riunione molto delicata è quella di accordo. Il suo scopo è quello di appianare posizioni differenti o finanche opposte sostenute dai membri del gruppo. A volte queste riunioni hanno il vero e proprio scopo di risolvere conflitti affinché il lavoro del gruppo possa procedere nuovamente con serenità.

Altri tipi di riunioni

Elenchiamo sinteticamente ulteriori tipi di riunioni:

• Riunioni evento: di carattere rituale, servono per celebrare un importante risultato o un membro del gruppo di lavoro.
• Di consulenza: quando un esperto esterno viene ammesso nel gruppo per trasferire un certo know-how.
• Di formazione: quando i membri del gruppo, anche grazie a un consulente, vengono formati per affrontare un certo problema.
• Informali: in cui prevale l’aspetto più informale e impersonale, di regola utili al team-building.

 

Le finalità delle riunioni

Possiamo, infine, classificare il tipo di riunione in base alla finalità. Esistono tre tipi di finalità che possono caratterizzare una riunione:

• Finalità esplicite: il gruppo viene convocato e si riunisce per uno o più motivi dichiarati, che di solito vengono letti nell’ordine del giorno. Sono socialmente ben accetti all’interno della riunione solo interventi attinenti alle questioni all’ordine del giorno, mal visti e poco sopportati gli altri.
• Implicite: non si può escludere che una riunione, convocata per motivi espliciti e dichiarati, presenti anche delle motivazioni implicite. Ad esempio i leader vuole verificare il livello di consenso e supporto che ha rispetto ad una sua decisione.
• Inconsapevoli: non è detto che ogni riunione sia finalizzata soltanto ad un obiettivo esplicito e consapevole. Ad esempio, una riunione può essere indetta per risolvere un problema ed avere, come effetto collaterale, la diminuzione dell’ansia verso quel problema che i membri provano.

 

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Slide – La gestione del gruppo e le riuonioni

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